Propuesta de diseño de un sistema de gestión documental basado en la norma ISO 30301 para la optimización de los procesos notariales: caso de la Notaría Quincuagésima Cuarta del cantón Quito

Resumen

La gestión documental en las unidades notariales ecuatorianas enfrenta desafíos operativos derivados de la coexistencia de soportes físicos y electrónicos, sumada a la falta de estructuración formal bajo estándares internacionales. El presente trabajo formula una propuesta de diseño de un Sistema de Gestión para Documentos (SGD) basado en la norma ISO 30301 para optimizar la eficiencia y seguridad en los procesos de la Notaría Quincuagésima Cuarta del cantón Quito. La metodología combinó un procesamiento ETL mediante Pentaho Data Integration sobre expedientes y análisis bibliométrico e IA sobre un corpus de 29 documentos especializados. El modelo de datos dimensionó 27 menciones en 15 marcos normativos y 10 temas clave. Se evidenció que las normas internacionales se desarrollan en un 58 % de sus menciones. Se espera que la implementación de un SGD estandarizado contribuya a reducir la duplicidad y fortalecer el cumplimiento normativo, beneficios que deberán confirmarse en etapas posteriores de validación.